定時で帰る！残業を減らす仕事の時短テクニック12選

おはようございます。キャリアに悩む30代タカヒデです。

本日は、残業が多く、なかなか定時で帰ることができない人のために、残業を減らす12個の仕事の時短テクニックを紹介します。

あわせて読みたい

学びになった！30代社会人にオススメな本20選（ビジネス・キャリア・お金・自己啓発）

残業を減らす仕事の時短テクニック12選

「毎日残業が続いてつらい…」「仕事を効率よく終わらせて定時で帰りたい…」そう感じている方は多いのではないでしょうか？

働き方改革やワークライフバランスが注目される今、いかに効率よく業務をこなして、定時で退社するかは重要なポイントです。

本記事では、残業を減らして定時で帰るための具体的な時短テクニック12選を紹介します。

すぐに実践可能なものばかりですので、ぜひ取り入れてみてください。

①早めに、こまめにチェックを受ける

1つ目のテクニックは「早めに、こまめにチェックを受ける」ことです。

仕事を進める際に「最後にまとめてチェックを受ける」のではなく、途中段階でこまめに上司や関係者に確認を取ることが重要です。

途中で確認を受けることで、方向性がズレていないか、認識違いがないかを早い段階で修正できます。

最後にまとめてチェックを受けると、内容の全面的な修正が必要になる場合がありますが、早めにチェックを受けることで、無駄な作業を減らし、作業の手戻りを防ぐことができます。

「やり直し」にかかる時間やストレスを減らせるため、結果的に業務時間の短縮につながります。

②「完璧」を求めない

2つ目のテクニックは「「完璧」を求めない」ことです。

生産性が低く、残業が多い人の中には、「完璧にこだわる」という特徴を持つ人がいます。

仕事の精度を100%に仕上げることを目指すと、どうしても作業時間が増えてしまうため、「70%、80%程度の完成度」で提出することが重要です。

特に上司や関係者が求めているのは「完璧な仕上がり」ではなく、「必要な情報が正しく整理されていること」です。

「細部まで完璧」に仕上げても、上司やクライアントからの修正指示が入ることもあります。

細部にこだわりすぎると、かえって全体の進行が遅れてしまう可能性があるため、70%程度の完成度で提出し、フィードバックをもとに修正することを意識しましょう。

③やめてもいい作業を見分ける

3つ目のテクニックは「やめてもいい作業を見分ける」ことです。

「任されたすべての業務」を必ず行わないといけないわけではありません。

実はやめても問題がない場合があります。

慣習で続けている作業や「とりあえずやっている業務」は、定期的に見直し、やめる決断をしてみてはいかがでしょうか。

実は昔からの慣習でなんとなく続けているだけの業務が意外に多いことがあります。

業務を「必要なもの」「不要なもの」「効率化できるもの」に分類し、不要なものは大胆に削ることが重要です。

試しに一度辞めてみて、反応を見てみることで業務自体を無くすことができるかもしれません。

④あらゆることに「期限」を決める

4つ目のテクニックは「あらゆることに「期限」を決める」ことです。

業務において期限が決まっているわけではないため、「重要度は高いが緊急度が低いタスクがずっと残る」ということがあります。

このようなタスクは、作業がダラダラと続きやすく、「本来1時間で終わるはずのものが2～3時間かかってしまう」ということも少なくありません。

「どうしても遅れてはならないという期限」があれば、人は爆発的な力を発揮し、あらゆる手段を使って期限に間に合わせます。

また、期限があることで優先順位が明確になり、余計なことに手を出すことも減ります。

締め切りが明確であればあるほど「時間内に終わらせる」という意識が働き、集中して効率的に作業に取り組むことができるのです。

⑤「知らないこと」はすぐに分かる人に聞く

5つ目のテクニックは「「知らないこと」はすぐに分かる人に聞く」ことです。

「人に聞くこと」をためらってしまい、自分で調べるものの見つからず、結果的に効率が悪くなることがあります。

「相手の時間を奪ってしまう」と心配し、いつまでも自分で抱え込んでしまい、結果的にタスクが遅れてしまうのです。

自分で調べて解決しようとすると、1時間かかるところを、詳しい人に聞けば5分で解決することもあります。

また、正確な情報を得られることで、ミスや手戻りも防ぐことができます。

人は頼りにされたと実感すると嬉しく感じるものです。

助けてもらったときは忘れずにお礼をすることで悪い印象を与えることもないと理解しておきましょう。

⑥1つの行動に2つ以上の目的を持たせる

6つ目のテクニックは「1つの行動に2つ以上の目的を持たせる」ことです。

忙しい日々の中で1つの行動に１つの意味を持たせているだけでは、時間がいくらあっても足りません。

業務をまとめたり、移動時間を有効活用したりすることで効率的に時間を使うことができます。

一石二鳥の作業を意識することで、常に効率的な業務を行うことができます。

「この作業をすることで、他に役立つことはないか？」と常に考える習慣をつけましょう。

⑦必要なモノはとにかく「わかりやすく」収納する

7つ目のテクニックは「必要なモノはとにかく「わかりやすく」収納する」ことです。

１人のビジネスマンが１年間のうちにモノを探すのに使う時間は１５０時間です。

およそ１か月の業務時間を探す時間に使っていることになります。

この時間を無駄にしないためにも、整理整頓を徹底することは重要です。

物理的なモノ、デジタルなデータ、どちらも整理しておくべきです。

特に不要なものは捨ててしまうことできれいに整理されます。

「捨てても大丈夫かな？」と心配になりますが、案外それで困ることは少ないものです。

よくあるパターンとして、「受信したメールを複数のフォルダに分けて丁寧に整理する」ことがあります。

しかし、なんとなく整理された気持ちになるが探す時間を大幅に減らすことはできません。

読んだら即返信して削除することを意識してみましょう。

⑧資料作りの基本は「TTP」

8つ目のテクニックは「資料作りの基本は「TTP」」です。

TTPとは「徹底的にパクる」の略です。
優れた資料のデザインや構成を「そのまま活用」することで、ゼロから作成する時間を短縮できます。

資料作成のフォーマットやデザインをどうやって作ろうか悩んでいては必要以上に時間がかかってしまいます。

ゼロから作成するよりもテンプレートを活用する方が早く完成し、クオリティも安定します

「前回の成功事例」や「他の部署の優れた資料」などを積極的に参考にしましょう。

⑨会議の際に「目的」と「ゴール」を事前に共有する

9つ目のテクニックは「会議の際に「目的」と「ゴール」を事前に共有する」ことです。

何の目的で開催された会議なのかわからないことは往々にしてあります。

必要以上に関係のない人が集められ、よくわからない議論を聞き、結局無駄な時間を過ごすか内職作業をしている。

そうならないためにも会議の「目的」と「ゴール」を事前に共有することが大切です。

• 目的：何のための会議なのか
• ゴール：この会議が終わったタイミングでどういった状態にしておきたいか

です。

これによって真に必要な会議のみに限定することができます。

会議１つをとっても目的やゴールは様々です。

• 意思決定するのか
• 情報共有するものなのか
• 方針をディスカッションするものなのか？
• アイデアを出し合うものなのか？

これらを事前に明確にしておくことで「議論の脱線」「結局何も決まらないムダな会議」を避けるようにしましょう。

⑩会議後のアクションをその場で決める

10つ目のテクニックは「会議後のアクションをその場で決める」ことです。

会議で決まった内容が「実行に移されない」「誰が担当するのかが曖昧になる」ことはよくあります。

そのため、会議終了時に「次のアクション」と「担当者」「期限」をその場で決定することが重要です。

このような具体的なアクションを決め、参加者にその場で合意を取る必要があります。

会議はそれで終わりではなく、その後に続く何らかの取り組みがあります。

この次に向けたアクションを決めないことには、会議で決めたことが無駄になってしまいます。

• そんな宿題あったっけ？
• あの資料は別の人が用意するとおもっていました

そういったやりっぱなしを防ぐために、会議後のアクションをその場で決め、メンバーで共通認識を持つことが大切です。

⑪持ち帰って検討しない

11つ目のテクニックは「持ち帰って検討しない」ことです。

会議でよくあるシーンとして、「持ち帰って検討します」といい、意思決定を先延ばしにすることがあります。

持ち帰ると、また同じように会議のスケジュール調整から始まり、次の会議は半月から１か月後。

結局タスクを１か月間自分で持ち続けなければならず、先に進みません。

そうならないためにも、基本的にはその場で意思決定にもっていかなければなりません。

もちろん意思決定に必要な情報が不足していれば持ち帰らざるを得ない場合も少なからずあります。

そうならないためにも、どんな情報を準備すればよいのか？意思決定には何が必要なのか？事前に必要なモノを明確にしましょう。

⑫メールのラリーを減らす工夫をする

12つ目のテクニックは「メールのラリーを減らす工夫をする」ことです。

メールは便利なツールですが、電話とは違い、一つのことを決めるのに何度もラリーが発生してしまい、決定に時間がかかります。

打合せの日程を決めるだけなのに、メールのラリーで数日かかってしまうこともあります。

そうならないためにも、「確認事項」「OKな場合の依頼内容」などを一通にまとめることで、やり取りの回数を減らせます。

メールの確認は朝・昼・夜と時間が限定している人もおり、時間がかかってしまいます。

今はチャットツールが流行っており、メールよりは気軽にやり取りできますが、ここでもラリーが続いてしまいます。

1回のやり取りで踏み込んだ確認するようにしてみましょう

まとめ

本日は、残業が多く、なかなか定時で帰ることができない人のために、残業を減らす12個の仕事の時短テクニックを紹介しました。

１日の業務時間が８時間＝480分であれば、５分短縮すれば生産性が１%上がることになります。

25分短縮すれば生産性は5％上がります。

まずは1つのテクニックから試していただき、「定時で帰る習慣」を手に入れてください。

以上、タカヒデでした。

タカヒデ

キャリアに悩む30代

XInstagram

大手通信企業で働く30代サラリーマン
今の会社で昇格を目指したいのか、転職したいのか、起業したいのか、キャリアに悩み中

起業をすることを目標に得た学びをブログ・SNS・ポッドキャストで配信しています
・X：@takahide_san
・ポッドキャスト：キャリアに悩む30代-タカヒデラジオ（Sptify・Apple Podcast・Amazon Musicで配信中 ）