【例文付き】やってはいけない！転職内定を辞退するときのマナーと伝え方（メール・電話のタイミングも解説）

おはようございます。キャリアに悩む30代タカヒデです。

本日は、間違えると印象最悪…内定辞退の正しいマナーと伝え方を解説。メール・電話例文と連絡タイミングで失敗を防ぐ方法を紹介します。

はじめに

「複数社から内定が出たので辞退しなきゃ…」

転職活動の中で、内定を辞退する場面は決して珍しくありません。

しかし、その伝え方を間違えると、企業との関係が悪化するだけでなく、あなたの社会的な印象や評判にまで影響を与える可能性があります。

特にビジネスの世界では、たとえ入社しない相手であっても、礼儀やマナーを守ることが重要です。

今はSNSや業界ネットワークで情報が広がる時代、悪い評判は意外なところで自分に返ってくるリスクもあります。

本記事では、やってはいけない内定辞退の伝え方から、メール・電話での具体的なやり方、そして最適な連絡のタイミングまで解説します。

例文も用意しているので、そのまま使えばスムーズに辞退の意思を伝えらるため活用してください。

やってはいけない内定辞退の伝え方

まずは、「やってはいけない内定辞退の伝え方」からです。

内定辞退は、伝え方を誤ると相手に強い不快感を与えてしまいます。

たとえ辞退が自分にとって当然の判断であっても、相手にとっては採用の労力やコストがかかっていることを理解しなければなりません。

社会人としての信用を損なわないためにも、この「やってはいけないこと」を理解し、それを避ける意識を持ちましょう。

①感情的・曖昧な理由で辞退する

内定辞退を伝える際に、感情的な表現や曖昧な理由を使うのは避けるべきです。

「なんとなく気持ちが変わった」という言葉は、受け取る側にとって失礼に響きます。

企業はあなたの採用のために時間と費用をかけて選考を行っており、その努力に対する敬意が欠けていると受け取られかねません。

また、曖昧な理由は相手を納得させにくく、必要以上に引き止められるリスクもあります。

辞退の理由は必ずしも詳細に説明する必要はありませんが、「家庭の事情」「他の内定先との関係で」など、相手が理解しやすい簡潔かつ無難な表現にとどめることが大切です。

感情的にならず、あくまで冷静に、事実ベースで伝える姿勢を持ちましょう。。

そのほうが会話がスムーズに進み、無用な感情的対立を避けられます。

②連絡が遅すぎる

内定辞退は、決断をした時点ですぐに伝えることが原則です。

連絡が遅れると、企業は採用計画の修正や他候補者への連絡に影響を受け、場合によっては採用枠を埋められない事態になることもあります。

特に入社予定日が近づいてからの辞退は、採用担当者に大きな負担とストレスを与えます。

「もう少し考えたい」という気持ちは理解できますが、その間に企業側も入社準備を進めていることを忘れてはいけません。

連絡の遅れは誠意の欠如と受け取られる可能性が高く、将来的な関係悪化にもつながります。

どうしても迷っている場合には、一度企業に現状を伝えたうえで判断の猶予をお願いするなど、誠実な姿勢を見せることがポイントです。

早い段階で連絡すれば、相手も柔軟に対応しやすくなり、印象を損なわずに辞退を進められます。

③メールだけで済ませてしまう

内定辞退をメールだけで完結させることは避けるべきです。

メールは便利で記録も残りますが、文章だけでは相手に誠意が伝わりにくく、形式的で冷たい印象を与えてしまいます。

特に、これまで面接ややり取りで時間を割いてくれた採用担当者に対しては、直接声で感謝を伝える方が良い関係を保ちやすいものです。

企業側も電話で直接話すことで辞退理由を確認でき、今後の採用活動に活かすことができます。

また、メールだけだと見落とされるリスクもあります。

その結果、辞退の意思が伝わらず、無断欠席やドタキャンと誤解される危険性もあります。

最も望ましいのは、まず電話で直接辞退の旨を伝え、その後にメールで正式に文面を残す方法です。

これなら誠意と記録の両方を確保でき、社会人としての印象も良くなります。

④不適切な言葉遣いや態度

辞退を伝える場面での言葉遣いや態度は、あなたの印象を大きく左右します。

ため口やカジュアルすぎる表現、相手を軽く扱うような態度は厳禁です。

たとえ年齢が近い採用担当者や、フランクな雰囲気の会社であっても、辞退の連絡は正式なビジネスコミュニケーションです。

相手への感謝を欠いた表現や、一方的に理由を押し付ける話し方も避けましょう。

「この度は貴重なお時間をいただきありがとうございました」など、相手の労力を認める一言を添えることがポイントです。

辞退は断りではありますが、あくまで礼儀正しく、相手を立てる姿勢を忘れないことを意識しましょう。

内定辞退をスムーズに進めるための基本マナー

では実際に内定辞退の連絡をする際にはどのようなことを意識して行えば良いのでしょうか？

電話？メール？具体的な手段の基本マナーを見ていきます。

基本マナー①：まずは電話で連絡するのが基本

内定辞退は、まず電話で直接伝えるのが基本です。

電話なら相手の反応をその場で確認でき、文章では伝わりにくい誠意や謝意を声のトーンで表現できます。

また、メールや書面では時間差があり、相手がすぐに対応できない場合もありますが、電話なら即時に意思を伝えられるため、採用スケジュールの調整がスムーズです。

話す際は、いきなり本題に入るのではなく「お忙しいところ恐れ入ります、採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか」と丁寧に切り出すことが大切です。

辞退理由は簡潔にまとめ、「この度は内定をいただき誠にありがとうございました」など感謝の言葉を先に伝えましょう。

電話は相手の時間をいただく行為でもあるため、9時～17時ごろの就業時間内や相手が対応可能な時間帯を意識することも重要です。

基本マナー②：メールはあくまで補足として使う

内定辞退をメールで伝える場合は、必ず電話での連絡を補完する手段として使いましょう。

メールは記録として残るため便利ですが、それだけで辞退の意思を伝えると事務的で冷たい印象を与えやすくなります。

また、相手がすぐに確認できない場合もあり、意思が正確に伝わらないリスクもあります。

電話で直接お詫びと感謝の気持ちを伝え、その後にメールで正式な辞退通知を送ることで、誠意と証拠の両方を確保できます。

メールには、件名で内容を明確にし、冒頭に感謝の言葉を記載することが大切です。

また、理由は簡潔にまとめ、相手が受け取りやすい言い回しを選びましょう。

基本マナー③：直接訪問が必要なケースもある

基本的には電話とメールで十分ですが、場合によっては直接訪問して辞退を伝える方が良いこともあります。

例えば、内定承諾書を提出した後や、入社準備がかなり進んでいる段階で辞退する場合です。

このような状況では、相手が既に多くの時間とコストを費やしており、直接訪問してお詫びを述べる方が誠意が伝わります。

訪問時は、清潔感のある服装で臨み、挨拶と感謝の言葉から始めましょう。

理由は簡潔に伝え、必要以上に長引かせないことがポイントです。

ただし、訪問は相手の業務時間を奪う行為でもあるため、事前にアポイントを取り、短時間で済ませる配慮を忘れないようにしましょう。

訪問が必要なケースは限られますが、誠実な対応として印象に残りやすく、将来の関係維持にもつながります。

電話で内定辞退を伝えるときのポイント

続けて、電話で内定辞退を伝えるときのポイントを見ていきましょう。

電話で伝えることは内定辞退の際の最も基本的な行動となります。

「怒られるのではないか…」と心配になる気持ちもあるかと思いますが、落ち着いて電話しましょう。

①事前に話す内容をメモしておく

緊張すると、思っていたことをうまく言えなかったり、順序が入れ替わってしまうことがあります。

そこで、話す内容をあらかじめメモにまとめておくことがポイントです。

基本構成は「挨拶→感謝→辞退の意思→理由→お詫び→結びの言葉」です。

この順序を守れば、会話の流れが自然になり、相手にも伝わりやすくなります。

特に理由の部分は、引き止められたときの返答も含めて準備しておくと安心です。

例えば「他社の内定を受諾したため」「家庭の事情で転居が必要になったため」など、簡潔かつ納得感のある言葉を用意しておきましょう。

②感謝の言葉から始める

電話口では、まず「このたびは内定をいただき、誠にありがとうございます」と感謝の言葉を述べましょう。

感謝を先に伝えることで、相手が防御的にならず、冷静に話を受け止めやすくなります。

続けて「誠に申し訳ございませんが…」と辞退の意向を述べれば、角が立ちにくくなります。

いきなり辞退の意思を伝えるのではなく、最初の数秒を意識して雰囲気を和らげましょう。

③相手の反応に冷静に対応する

辞退を伝えると、相手から理由を詳しく聞かれたり、引き止められることがあります。

このとき感情的になったり、余計な説明をしてしまうのは避けましょう。

「大変ありがたいお話ではございますが、熟考の結果、他社の内定をお受けすることにいたしました」といった形です。

引き止められることもあるかと思いますが、「一度決めたことなので」と柔らかく伝え、ブレない態度を取るようにしましょう。。

④【感情を込めて読むだけ！】電話で内定辞退を伝える際の例文

メールで内定辞退を伝えるときのポイント

次に、メールで内定辞退を伝える際のポイントです。

メールは記録として残すためにも、電話に加えてお送りすることが重要です。

こちらも誠意をもってお送りすることを意識しましょう。

①必ず電話のあとに送る

メールは便利ですが、文章だけでは感情が伝わりにくいため、まずは電話で口頭で伝えることが基本です。

電話で辞退の旨とお詫びを述べた後、その証拠と詳細を残すためにメールを送ります。

この順序を守ることで、誠意を見せつつ誤解を防ぎ、双方の記録としても残すことができます。

また、電話で話した内容を簡潔にまとめた形でメールを送ると、相手も確認しやすくなります。

「先ほどお電話にてお伝えしましたが…」といった書き出しは、電話とのつながりを明確にするため効果的です。

②件名と冒頭文で意図を明確にする

内定辞退メールは、件名で内容が一目で分かるようにすることが大切です。

例えば「内定辞退のご連絡（氏名）」や「採用選考辞退のご連絡（氏名）」といった形式が望ましいです。

件名が曖昧だと、採用担当者が見落としたり、重要度を低く判断して後回しにされる恐れがあります。

本文冒頭でも「このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました」と感謝を先に述べ、辞退の旨を簡潔に続けましょう。

このように件名と冒頭で目的を明確にすることで、相手はすぐに意図を理解し、スムーズに対応できます。

③短く丁寧に理由を添える

辞退の理由は、簡潔かつ相手が受け止めやすい表現にとどめます。

「他社の選考が進んだため」「家庭の事情により」など、必要最低限の情報で十分です。

詳細を説明しすぎると、相手が引き止めを試みたり、不必要な感情的反応を引き起こす可能性があります。

あくまで事実ベースで、かつ相手の立場を考えた言い回しを心がけましょう。

理由の後には「貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」といった結びの一言を添えると、印象が和らぎます。

④【コピペで使える！】メールで内定辞退を伝える際の例文

内定辞退のベストタイミング

最期に内定辞退を伝えるタイミングについて解説します。

内定辞退は「できるだけ早く」が鉄則です。

スピード感をもって連絡することを意識しましょう。

①できるだけ早く連絡する理由

早い連絡は相手への敬意を示します。

採用活動は多くの候補者を同時に進めるため、1人の辞退が全体の進行に影響します。

あなたが辞退を早く伝えれば、次点の候補者にオファーを出す時間が確保でき、その人の転職スケジュールもスムーズになります。

逆に遅れると、その候補者がすでに他社に決まってしまい、企業は再募集や面接をやり直す羽目になります。

早期連絡は「自分だけでなく周囲にも迷惑をかけない」という社会人としての責任感を表す行動に繋がるため意識しましょう。

②もしも内定辞退の連絡が遅れてしまった場合は？

どれだけ気をつけていても、やむを得ない事情で連絡が遅れてしまうことはあります。

この場合、まずは遅れた理由を正直かつ簡潔に説明し、真摯に謝罪しましょう。

重要なのは、言い訳ではなく事実を淡々と伝える姿勢です。

また、遅れた分だけ企業に与える影響は大きくなっているため、速やかに電話での連絡を行うと誠意が伝わります。

メールのみで済ませるのは避け、必ず声で謝意を伝えることが望ましいです。

遅れは確かに印象を悪くしますが、最後まで誠実に対応すれば、信頼を多少なりとも回復することは可能です。

「遅れてしまったからもう関係ない」と投げやりになるのではなく、最後まで丁寧な行動を心がけましょう。

③連絡を遅らせることで起きるトラブル事例

過去には、入社前日に辞退を申し出て企業との関係が完全に断たれたケースや、同業界で採用担当者が転職先に先回りして情報を共有し、内定が取り消された例もあります。

また、契約書や雇用契約の取り交わし後に辞退を遅らせた結果、違約金や損害賠償請求を受けるケースもゼロではありません。

特に小規模企業や専門職では、一人の採用にかかるコストや影響が大きいため、遅延は深刻な結果を招きます。

こうしたリスクを回避するためにも、辞退は「早く・誠実に・明確に」伝えることがポイントです。

まとめ

本日は、間違えると印象最悪…内定辞退の正しいマナーと伝え方を解説。メール・電話例文と連絡タイミングで失敗を防ぐ方法を紹介しました。

内定辞退は誰にとっても気まずい行動ですが、社会人としての姿勢が最も問われる場面でもあります。

この記事で紹介したメール・電話の例文やタイミングの考え方を参考にすれば、相手に不快感を与えず、スムーズに辞退を進められるはずです。

たとえ入社には至らなかったとしても、丁寧な辞退は「また会いたい人」という印象を残し、将来のキャリアにプラスとなる可能性があります。

断るという行為こそ、あなたの人間性とビジネスマナーを示すチャンスと捉えましょう。

以上、タカヒデでした。

タカヒデ

キャリアに悩む30代

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大手通信会社で働く34歳サラリーマン
25歳ごろからサラリーマンとしての働き方に不満があり、投資や副業に挑戦
その中で手に入れた知識を同じようにキャリアに悩む人に共有していきます

現在は「将来起業をすること」を目標に仕事の合間を縫って挑戦中
・X：@takahide_san
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